[리뷰] Harvard 시간관리 수업
Information
2019.01.23
하버드 첫 강의. 시간관리 수업 / 쉬셴장 지음 / 리드리드출판
"시간은 남에게 빌릴 수도, 돈을 주고 살 수도, 저장해 두었다가 꺼내 쓸 수도 없다. 시간을 관리하지 못하면 그 어떤 것도 관리할 수 없다"
Summary
- Franklin
"모든 일은 시간을 정해 놓고 하라. 언제나 유용한 일을 하라"
3-5-7-9 시간관리 법칙 (일 9시간 / 수면 7시간 / 식사 및 여가 5시간 / 독서 및 자기계발 3시간) - 하버드 대학 신입생들과 MBA 수업에서 가장 먼저 가르치는 것이 시간관리다. 하버드 출신으로 가장 성공한 기업가인 빌 게이츠는 분 단위로 계획을 세워 시간 낭비를 줄이고 효율적으로 시간관리를 하는 것으로 유명하다. 1분 동안에도 많은 것을 할 수 있다는 것을 보여주며 시간의 소중함을 일깨운 프랭클린의 정신과 일맥상통하는 부분이다. 페이스북 CEO 마크 저커버그는 심지어 옷 고르는 시간조차 아끼기 위해 매일 같은 옷을 입을 정도로 시간 낭비를 누구보다 경계하고 있다.
- 시간관리가 성공과 밀접한 관련이 있는 이유 : 목표 의식
목표가 뚜렷한 사람일수록 25년 뒤 눈에 띄는 성과를 거두고 사회적으로 영향력 있는 사람이 되었다. 성공과 목표는 동일하며 최단기간 내에 원하는 목표를 최대한 실현하는 것이 바로 시간관리의 목적이다.
1. 무엇이 당신의 시간을 빼앗는가?
모든 성과물의 바탕은 시간이다. 시간은 공상가에게는 고통을, 창조자에게는 행복을 준다 - 제임스 맥킨지
시간사용 일지 만들기
시간계획을 짜지 않으면 종일 정신없이 바쁘기만 할 것이다. 시간은 계획에서 비롯된다. 자신의 시간을 잘 계획하는 사람은 다른 사람들보다 몇 시간을 더 벌 수 있다. 시간을 소중하게 여기고, 시간의 가치를 중시하고, 자투리시간을 적절하게 이용하는 것 외에 적절한 시간계획을 세워야 한다. 그래야 효율적으로 시간을 사용할 수 있다.
- 효율적 시간분배
중요한 업무에 가장 많은 시간을 분배하고, 꼭 하지 않아도 되는 일이나 나중에 해도 되는 일은 현명하고 용기있게 거절한다. 어떤 일이 생겼을 때는 "이 일을 해도 좋은가?"라고 먼저 자신에게 물어보자. - 시간활용을 잘해야 한다.
기회라는 것은 일을 전환할 수 있는 결정적인 순간이다. 성공하고 싶다면 상황을 잘 살펴서 타이밍을 잘 잡아야 한다. '결정적인 순간'을 잡아서 '적당한 시기'가 오면 기회를 쟁취하도록 하자. - 두 가지 다른 종류의 시간을 적절하게 사용
첫 번째 시간 스스로 통제가 가능한 시간 '자유시간'
또 다른 시간은 상대방에게 반응하는 시간 '대응시간'
두 가지 시간은 모두에게 반드시 존재한다. 자유시간이 없으면, 타인에 의해 움직이는 상태에 빠진다. 스스로 시간을 통제할 수 없다면 효율적인 시간관리자가 될 수 없다. - 자투리시간을 잘 활용한다.
주어진 시간 내내 집중하는 것이 불가능하기 때문에 자투리시간이 발생한다. 시간의 길이에 관계없이 자투리 시간을 제대로 활용하면 업무효율을 높일 수 있다.
<시간관리 Tip>
자신의 시간사용 패턴 - 일지 작성해보기.
지난 3일 혹은 일주일 동안 했던 일을 모두 기록한다.
'메일 확인', '서류 업무' 등 일의 성격에 따라 분류하고 각 항목마다 표시.
분류를 해두면 일지를 분석할 때 매우 편하다.
ex. 메일확인 / 인터넷 / 전화 / 서류업무 / 계획작성 / 회의 / 업무준비 / 거래처 응대 등
모든 일을 기록한 후 앞에서 기술한 항목마다 핵심목표, 목표를 이룰 수 있도록 하는 업무, 구비하면 좋을 목표 등에 걸맞는 우선권을 지정한다. 우선권은 A, B, C 세 가지로 나눌 수 있다. A는 핵심목표와 관련, 가장 우선적으로 주목하고 처리해야할 업무. B는 핵심목표를 이루는 데 도움이 되는 일들, C는 그다지 급하지 않은 업무이거나 급하지만 가치가 높지 않은 업무.
2. 효율적인 시간관리 목표를 정하라
당신의 목표는 얼마나 명확한가? 목표는 행동하는 방향이다.
실행 가능하면서 정확한 목표는 효율적으로 업무를 진행하는 데 도움이 된다.
자기 시간관리는 경쟁력을 높이는 데 중요한 의미를 갖고 있다.
하버드에서 가장 성행하는 목표 관리 방법과 목표 실현 방법, 업무의 우선순위를 정하는 방법을 다루는 장.
목표관리 과정과 관련 기술을 배울 것이기 때문에 자기 목표를 관리하는 능력이 대폭 향상될 것이다.
시간은 가장 진귀한 자원이다. 시간을 관리하지 못하면 그 어떤 것도 관리할 수 없다. - 피터 드러커
파레토법칙을 이용한 시간관리
"책을 읽으면서 그 책의 가치를 깨닫는 것이 책 전체를 읽는 것보다 훨씬 가치가 있다"
책 한 권에 80%의 가치가 있다면, 이미 읽은 20% 정도의 페이지에 다 이야기되었을 것이니 책의 20%만 읽으면 된다는 의미.
리처드슨. 이전 시험문제를 분석, 20%만 공부하고, 관련 내용을 조금만 준비해도 시험문제의 80% 정도를 대답할 수 있다.
컨설팅 회사의 80% 성장은 20%도 안 되는 직원들이 이뤄내고 있다.
파레토 법칙은 19세기 말 이탈리아 경제학자 빌 프레도 파레토가 제시한 학설. = 80:20 법칙
20%의 소수가 나머지 80%보다 더 큰 가치를 가진다는 내용.
응용한 업무처리 방법 => 일정표에 있는 내용에서 큰 수익을 얻을 수 있는 2~3가지 핵심 항목에 많은 시간을 분배해 업무를 끝마치는 것이 유용한 시간관리 방법이다.
창의적이고 성과가 큰 80%의 업무는 20%의 시간에서 결정된다. 즉, 20%의 시간을 투자해 80%의 성과를 낼 수 있다. 하루의 4~5시간이 골든타임이라면, 골든타임이 언제인지 파악한 다음 그 시간을 이용하는 것이 이상적이다.
성공한 사람들의 특징은 자기 관리 능력이 철저해 컨디션이 최상일 때 가장 중요한 업무를 처리한다. 남들보다 더 큰 성과와 만족감을 얻는 이유다. 성공하고 싶다면 일상생활과 업무에서 20%와 80%를 찾아낸 다음 순서대로 업무를 처리해보자. 표를 만들어 인생목표와 취해야할 행동, 최선을 다해야할 일들을 적고, 어떤 업무에서 20%의 시간으로 80%의 성과를 얻었는지 살펴보자.
<시간관리 Tip>
시간관리 노트를 일주일 동안 가지고 다니면서, 당신의 만족도를 극대화할 수 있는 행동들 기록해보자.
ex.
- 파트너와 대화하기 (진지한 대화, 성과있는 대화, 목적 없는 잡담이든 상관없음)
- 아이를 데리고 공원에 가서 놀기
- 소설 읽기 (추리, 연애, 고전 등 장르 상관없음)
- 운동 (조깅, 농구, 축구 등)
- 좋은 기분에 사로잡혀 있기 (한참 못본 친구 우연히 만남, 급여 오르는 것 등)
- 명소를 여행하면서 힐링
이번주 했던 일 중 가치있었던 것 / 시간 낭비해서 불만족스러운 것
- 집안일
- 식품 구매
- 수도세와 전기세 납부
- 주간 직원회의 참석
파레토법칙을 이용해 일상생활을 조율하고, 시간을 관리해서 의미있고 가치있는 일을 많이 하자.
시간을 충분히 이용하면 경제적인 안정감 부여, 자신의 가치 증진, 사업상의 발전, 신체 건강 등의 효과를 얻을 수 있다. 시간 충분히 이용할 수 있는 가장 효과적인 방법은 올바르게 파레토법칙을 활용하는 것이다.
3. 나만의 시간관리표를 만들자
하버드 출신의 성공한 사람들은 놀라울 정도로 시간관리의 중요성에 대해 일관적인 반응을 보였다.
'시간관리의 중요성', '시간관리 전략', '시간관리 혁명' 등의 화려한 제목으로 시간의 중요성을 강조했다. 사람들이 바쁘기만 한 이유는 하나밖에 없다. 알맞은 시간관리를 하지 않기 때문이다.
하루 일과 중에 두 딸과 보내는 시간이 있어야 합니다. - 버락 오바마
나만의 시간관리 리스트 작성
대통령의 일과
동틀 때 일어나 45분 동안 운동하고 가족과 아침식사. 틈틈히 아침 신문 읽기.
식사를 마친 후에는 대통령 일일 업무보고서를 읽고 9시 반이 되기 전에 백악관 집무실에 앉아 오늘의 업무를 처리.
오전 9시반부터 오후 4시반까지 글로벌 경제, 군사기밀, 외교정책, 연방활동 등 각종 회의에 참석한다. 회의 개최 시간은 전담자가 사전에 배정해놓는다.
오후 6시에서 6시반 사이에 오바마 대통령의 정식 업무가 끝난다.
유일하게 공무의 방해를 허용하지 않는 시간이 바로 아내, 딸과 함께하는 저녁식사다.
온관 종일 쌓아두었던 긴장감을 풀 수 있는 시간이기도 하다. 저녁 8시 반에서 야심한 밤까지 대통령은 중요한 메일과 전화 업무를 처리한다.
시간관리의 비법은 생산력 있는 일을 하는 것이다.
시간을 잘 다루는 시간해결사가 되고 싶다면, 자신의 업무 중점을 반드시 정리해야 한다.
모든 업무의 중점을 찾아낸 다음 구체적인 선택을 하면 된다.
자신을 단속하고, 순조롭게 시간관리를 할 수 있는 유일한 사람은 바로 자기자신이다.
시간 관리에서도 '파킨슨법칙'이 존재한다.
사람들은 최종 마감 일자에 맞춰 업무의 속도를 조정한다. 예를 들어 어떤 업무의 마감기한이 한 달이라면, 자신도 모르게 일하는 속도가 느려지고 한 달을 빼곡하게 써서 업무를 끝마친다.
시간관리 리스트 작성은 특정한 시간 내에 특정한 업무를 끝낼 수 있게 도와주며, 당신이 그 시간 동안 얻을 수 있는 최대 효율을 내도록 도와준다.
전체 시간 리스트 작성
1년 안에 끝내야 하는 업무나 목표를 모두 작성하고, 구체적인 목표를 분류한다.
- 연간 목표를 분기 목표로 나눈다. 리스트에서 분기마다 어떤 일을 해야 하는지 정확하게 적는다.
- 분기 목표를 월간 목표로 세분화한다. 돌발 상황이 발생했을 때 목표를 즉시 수정할 수 있도록 매월 초에 목표를 다시 한 번 나열한다.
- 다음 주에 끝마쳐야 하는 일을 매월의 일요일에 작성한다.
- 다음 날 해야 하는 일들을 매일 밤 작성한다.
일일 시간 리스트 작성
일일 시간관리 리스트를 작성할 때 몇 가지 사항을 주의한다.
- 한 가지 일을 끝내는 데 필요한 시간을 계산한다. 시간제한의 중요성을 꼭 인지한 다음 정해진 시간 범위 내에서 업무를 처리해야 한다. 계획을 짰다면 정해놓은 시간을 지킬 수 있도록 자신에게 엄격해지자.
- 탄력적으로 여지를 남긴다. 앞으로 어떤 일이 생길지 아무도 알 수 없다. 다음 날 계획을 너무 빡빡하게 짜면 돌발 상황이 발생했을 때 차분하게 대처할 수 없다. 계획을 세울 때, 알 수 없는 상황도 자신의 계획의 일부로 고려해야 한다. 50%는 돌발 상황에 대비하는 시간이다.
- 단호하고 정확한 선택을 한다. 다양한 업무들을 중요도와 급선무에 따라 취사선택할 줄 알아야 한다. 특정 시간 동안 유난히 바쁘다면, 가장 중요한 일을 찾아서 제시간에 끝마쳐야 한다.
- 일일 시간관리 리스트의 실천 효과를 구체적으로 점검한다. 일일 시간관리 리스트를 구체적으로 점검하면 어떤 계획을 끝냈는지 알 수 있고, 아직 끝내지 못한 업무들은 내일로 미룰 수 있다.
<시간관리 Tip>
조금 더 정교한 시간관리를 하려면 아직 끝내지 못한 업무들을 찾아낸 다음 왜 업무를 끝내지 못했는지 전체 계획을 조금 더 세밀하게 분석해야 한다.
- 하루에 너무 많은 일정을 짜지 않았는가?
- 어떤 한 가지 일을 처리하는 데 너무 많은 시간을 쓰지 않았는가?
- 중요하지 않은 일에 시간을 낭비하지 않았는가?
- 외부의 방해 때문에 오늘 계획된 일을 끝내지 못했는가?
원인을 찾아냈다면, 이 문제를 어떻게 개선할지 생각해보자.
- 일정표에 부족한 점이 있는가?
- 업무효율을 높일 수 있는 방법에는 어떤 것들이 있는가?
- 당신이 좀 더 효율적으로 끝낼 수 있는 일에는 어떤 것이 있는가?
4. 권한부여와 업무위임은 더 효율적으로 시간을 이용할 수 있다.
5. 업무시간관리 장애 극복
사용한 시간을 실시간으로 기록해보면 시간관리의 부족한 부분을 알 수 있다. - 피터 드러커
모건은 매일 오전 9시반에 출근해서 오후 5시에 퇴근한다. 모건은 1분마다 20달러를 벌었고, 일과 관련되지 않은 사람과의 대화시간은 5분을 넘기지 않았다.
성공한 사람들은 자신의 시간을 굉장히 소중하게 생각한다. 한번 지나간 시간은 절대 돌아올 수 없으며, 시간을 잘 이용하면 큰 자본을 얻을 수 있다는 걸 알기 때문이다.
이리저리 돌아가느라 시간을 낭비하지 않으려면 확실한 시간관리 방법을 알아야 한다.
하버드대학 시간관리 연구원들이 제안하는 방법
-
상황분석
자신의 성격, 건강, 환경을 분명하게 알고 실천할 때도 계속해서 찾아야 한다. 장기, 중기, 단기 계획에서 우선순위를 잘 정해야 계획 중인 일을 성공적으로 끝낼 수 있다. 자신의 실제 상황에 따라 시간을 잘 분배하면 적은 노력으로도 목적을 달성할 수 있다. -
자기암시
"시간을 잘 계획해서 매 순간 즐겁게 보낼 거야"
"나는 낙천주의자다"
"성공은 나의 원동력이다"
"실패한 것을 후회하느라 시간을 낭비하지 않을 거야"
"하지 못한 일에 죄책감을 느끼느라 시간을 낭비하지 않을 거야"
"나는 승리자라고 생각하면 온몸에 활기가 돋고 자신감이 배는 증가해" -
약속
어떤 사람과 오후 1시부터 3시까지 한 사안에 대해 토론해야 한다면, 당신은 시간을 맞춰 약속 장소로 갈 것이다. 사람들은 누군가와 약속을 하면 제시간에 약속 장소로 가지 못했을 때 그 사람이 실망할 것을 두려워한다. 중요한 일을 수행해야 한다면 다른 사람과 약속한 것처럼 수행해보자. "강제성 부여" -
잡무 내버려두기
몇 분만 투자해도 되는 자질구레한 일을 처리하는 목적이 중요한 업무를 하기 위해서라는 걸 분명히 알아야 한다. 가장 좋은 방법은 잡무를 내버려두고 처음부터 중요한 업무를 시작하는 것이다. -
효력 우선
효율은 업무를 하는 최상의 전략을 말한다.
회의를 위해 당신은 명단에 있는 사람들에게 전화를 해야 한다. 효율적인 관점에서 본다면 최대한 빠르고 정확하게 회의 참석자들에게 연락을 취할지 고민한다. 하지만 효력의 관점에서 본다면 전화가 가장 좋은 방법인지 고민한다. 전화하는 것을 다른 사람에게 넘길 수 있는지, 회의를 취소한다면 시간을 더 유용한 곳에 쓸 수 있는지도 생각한다. 시간관리는 효력을 우선적으로 고려하고, 그 다음에 효율을 고민하는 것에서 시작된다. -
순서 변경
모든 업무는 변화하지만 계획은 변화를 따라가지 못한다. 조건이 바뀌면 ABC 우선순위도 바뀐다. 중간까지 진행했지만 어려움 때문에 끝마칠 희망이 없거나, 조건의 변화로 가치가 사라졌다면 모든 항목의 우선순위를 다시 설정해야 한다.
<시간관리 Tip>
성공과 실패는 시간을 어떻게 분배하느냐와 시간을 어떻게 통제하느냐에 달려 있다. 몇 시간 또는 몇분을 낭비하는 게 별거 아니라고 생각하겠지만, 이 생각 자체가 잘못된 것이다. 몇 십년이 지나고 나서야 보이는 것처럼 시간의 차이는 겉보기에 그렇게 크지 않다. 가끔은 이런 차이가 극명하게 보여서 뒤늦은 후회를 하는 경우도 있다. 효율적이고 의식이 있는 사람들은 업무시간을 최대한 단축시키기위해 끊임없이 업무처리 방법을 바꾼다.
뛰어난 관리자들은 시간을 잘 통제해서 시간낭비를 최소한으로 줄이고 있었다. 효율과 시간은 밀접한 관계가 있다. 같은 시간 동안 어떤 사람은 많은 일을 처리하고, 어떤 사람은 몇 가지 일밖에 처리하지 못한다. 전자는 효율이 높고 후자는 효율이 낮다. 효율이 높으면 시간을 절약할 수 있고, 효율이 낮으면 시간을 낭비하게 된다. 시간을 잘 제어하고 업무효율을 높이려면 다음 몇가지 사항을 참고하자.
- 업무 중단되었을 때, 다시 돌아가기 위해 노력해야 한다.
- 업무 포인트에 집중해서 일한다.
- 다른 사람과의 약속을 지킨다.
- 마감기한을 설정한다.
- 자신의 장점이 필요한 업무에 집중하고 특기를 발휘한다.
- 보통 사람들 50%의 업무 능력 사용. 씨를 뿌리고 수확하는 규칙을 기억하자.
- 강인한 의지를 가지고 단숨에 일을 끝내자. 한 번에 일을 끝마쳐야 시간낭비를 하지 않는다.
- 업무를 끝내야 하는 강제력이 필요하다. 반만 하고 끝내면 아무런 소득이 없다.
- 생산력을 높이는 동작을 해본다. 바르게 앉아 가슴을 쭉 펴고 활력이 있는 모습으로 일하면 생산력은 자연스럽게 높아진다.